Artigo 007 - Manutenção e Prestação de Serviços
Ações a serem tomadas para corrigir desvios nos custo de um serviço
Caros colegas, dando continuidade a seqüência de artigos sobre Orçamento e Custos, como elaborar orçamento e como controlar orçamento, agora veremos o que fazer para corrigir desvio de custos no controle de orçamentos gerenciais. Lembrando que Orçamento Gerencial diferencia-se do Orçamento Financeiro (fluxo de caixa) e Orçamento Contábil (Fisco) pelo fato de considerar as receitas e despesas no mesmo período de competência.
Introdução:
Sabemos que a definição de controle é ter capacidade de agir antes que seja comprometido o planejamento esperado. Mas se apesar das ações as coisas na saem como planejado, o que devemos fazer? Como contornar a solução e tentar manter o orçamento até o final do serviço?
Lembrando as definições importantes
Conforme mostrado em artigo anterior, existe a diferença entre Centro de Custo e Conta Orçamentária. No caso do tipo de despesa ou receita é caracterizado pela Conta Orçamentária. Onde recaem a Despesas e as Receitas é o Centro de Custo ou Centro de Lucro ou Centro de Receita.
O orçamento por Centro de Custo será formado por Despesas e Receitas por Período e por Contas Orçamentárias. Ficam armazenados os valores previstos para cada serviço, que pode ser caracterizado por uma ou mais Ordens de Serviço (OS).
À medida que são apropriadas e realizadas as Despesas e Receitas para cada serviço (OS), vão sendo acumulados os valores reais por centro de custo, período e conta orçamentária.
Fica fácil obter um relatório comparativo entre os valores Orçados e Reais.
Como verificar o que está ocorrendo com as Despesas e Receitas ao longo do período?
Para se ter controle do orçamento no período precisa-se controlar por subperíodo.
Se desejar ter o controle por mês e dentro do mês, necessitará lançar todas as despesas e receitas por semana. Assim pode obter o relatório de despesas e receitas orçadas e realizadas no final de cada semana, após todos os lançamentos. Mas para isso deve verificar cada um dos itens abaixo.
• Mão-de-Obra:
Alguns lançamentos são realmente diários e em tempo real, como por exemplo, a apropriação de mão-de-obra e às vezes até apropriações semanais. Quando a apuração de avaliação é semanal deve-se, sempre que possível apropriar diariamente todas as informações.
• Materiais e contratação de serviços de terceiros por Ordens de Compra:
Outros lançamentos, como Compras de Materiais e Serviços, através de Ordens de Compra ou Contratos de Prestação de Serviços com Terceiros, os recebimentos de notas fiscais são mensais e normalmente ocorrem no final do mês ou no início do mês seguinte.
Mas no caso de compra de materiais, os recebimentos poderão acontecer ao longo do mês em outras semanas do mês, dificultando a totalização semanal.
Mas no Software de Gestão de Serviços poderá ter uma opção de avaliação de comprometimento do orçamento de compras, mesmo antes do recebimento da nota fiscal do material ou do serviço a ser comprado por uma Ordem de Compra.
Quando o comprador realizar o Mapa Comparativo de Propostas, indicando o vencedor, poderá determinar a Projeção de Custos daquele item que está sendo comprado no período previsto de recebimento. Assim o Software de Gestão vai comparar para aquele centro de custo e conta orçamentária, período de recebimento, se tem verba orçada suficiente, se o valor compromete o valor orçado, em, por exemplo, 80% do valor orçado mensal ou já compromete 80% do valor orçado anual. Esse é um dos grandes trunfos para controlar compras.
Dessa forma, consegue ter um controle de custo antes da emissão da compra. Depois que emitir a Ordem de Compra não há mais jeito, pois os valores já estarão comprometidos com o fornecedor.
• Contratação de Serviços de Terceiros por preços unitários e medições:
Se o Contrato for de Prestação de Serviços com preços unitários ainda poderá apropriar semanalmente as medições contratuais e obter valores semanais de despesas. Idem para receitas, mesmo sem ter as notas fiscais ainda. Estará realizando controle que poderá ser confirmado no final do mês com todas as medições e notas fiscais emitidas.
• Lançamentos de outras despesas
Devem sempre ser lançadas diariamente, à medida que são recebidas.
• Movimentação de Materiais no Almoxarifado
Devem ser lançadas as apropriações no momento da movimentação dos materiais, assim o controle de estoque está sempre em dia e também os custos apropriados.
Os Relatórios de Controle
1. O principal relatório é o de comparação do custo e receita orçados x realizados. Deve apresentar a comparação do período (mês) e o acumulado (até o mês, inclusive). No final deve apresentar o lucro (Receita – Despesa);
2. Outros relatórios que podem ser emitidos são os gastos totais das OS´s a cada semana. Mas tem que tomar cuidado, pois alguns itens, como foram apresentados anteriormente, ainda podem não ter acontecido no mês.
Os custos e até as receitas fugiram do controle! E agora?
Passos a serem seguidos:
1. Para os serviços de longa duração os custos fugirem do controle na semana é normal. Dificilmente acerta-se até no mês. Mas tem que acertar antes do término do serviço;
2. Não pode deixar escapar o período seguinte. Então deve-se avaliar com cuidado cada item detalhado orçado e qual a maior diferença entre o valor previsto e real, ao nível de subconta orçamentária e até ao detalhe de despesa dentro da subconta;
3. Comece a identificar o que pode ser feito no próximo período para voltar a condição normal e recuperar os valores previstos em relação aos valores reais;
4. Estabeleça Metas e Planos de Ação (PDA´s) para atingir as metas. Utilize formulários padronizados para os PDA´s, constando item a ser desenvolvido, responsável pela Ação, data para iniciar e data para terminar o item. Crie também um campo observação e situação para anotar qualquer informação importante para o item;
5. Rode o PDCA (planejar – P as ações, realizar as ações - D, verificar se estão sendo realizadas - C e agir – A identificando as correções necessárias). Atue imediatamente nas correções. Senão correrá o risco de se afastar do controle de custo e pior das ações para voltar a normalidade;
6. Faça mais avaliações de custos, já que os custos fugiram do planejado. Nesse momento deve reduzir a periodicidade de avaliações, dentro do possível e obter mais relatórios que identifiquem as divergências entre valores orçados e valores reais;
7. Não esqueça de analisar criticamente o que realmente ocorreu (falha), sua causa raiz, conseqüências e ações determinantes para atingir o resultado esperado. Não esqueça que tudo poderá ocorrer novamente e deverá ter histórico do ocorrido para evitar novas falhas. Sem esquecer de anotar esses registros em locais fáceis de consultar e acessar;
8. Por último, comemore e premie a volta do rumo ao normal, com o orçamento controlado.
Outras ferramentas para ajudar no controle de orçamento
1. Deve-se possuir uma Curva S, ou curva de andamento do projeto, serviço, obra ou qualquer item que necessite o controle. Essa curva deve ter no seu eixo de abscissa os períodos de controles (mês é sempre o normal). No eixo das ordenadas o percentual físico de execução de andamento. Existem três tipos de curva.
• A que com 50% do prazo atingem-se 33% da execução total;
• A que com 50% do prazo atingem-se 50% da execução total;
• A que com 50% do prazo atingem-se 67% da execução total.
Tenha anotado sempre os valores na Curva S com dados do cronograma físico. Não esqueça que o andamento físico é o que interfere no cronograma de custos e desembolsos (orçamento);
2. Poderá existir também uma curva S de custos e a de receita, sempre retratando os valores acumulados, como na Curva S de Andamento Físico. A intercessão entre a curva S de Receita com a curva S de despesa é o chamado “break-even point” ou Ponto de Equilíbrio. A partir desse ponto o serviço passa a ser lucrativo, quando a receita acumulada supera a despesa acumulada;
3. Planilha acumulada com andamento gerencial do serviço ou projeto. Essa planilha considera os valores acumulados previstos e reais até o mês de controle e os valores previstos a partir do mês de controle. Assim poderá comparar no final do serviço/projeto se o lucro esperado será atingido. Também deve redefinir os valores previstos, como novo orçamento, para corrigir falhas, eventuais desvios, visando obter o lucro esperado.
Conclusão:
Adotando todas essas sugestões, com certeza terá o controle do seu serviço ou poderá agir antes que o projeto siga aquela velha frase. “A vaca foi pro brejo”.
Se necessitarem alguma ajuda posso esclarecer e enviar alguns exemplos de planilhas de controle, telas do software, relatórios etc.
Envie e-mail para william@sgserv.com.br
William Dantas
SGServ (21) 98104 1906 (21) 99778 4860
Caros colegas, dando continuidade a seqüência de artigos sobre Orçamento e Custos, como elaborar orçamento e como controlar orçamento, agora veremos o que fazer para corrigir desvio de custos no controle de orçamentos gerenciais. Lembrando que Orçamento Gerencial diferencia-se do Orçamento Financeiro (fluxo de caixa) e Orçamento Contábil (Fisco) pelo fato de considerar as receitas e despesas no mesmo período de competência.
Introdução:
Sabemos que a definição de controle é ter capacidade de agir antes que seja comprometido o planejamento esperado. Mas se apesar das ações as coisas na saem como planejado, o que devemos fazer? Como contornar a solução e tentar manter o orçamento até o final do serviço?
Lembrando as definições importantes
Conforme mostrado em artigo anterior, existe a diferença entre Centro de Custo e Conta Orçamentária. No caso do tipo de despesa ou receita é caracterizado pela Conta Orçamentária. Onde recaem a Despesas e as Receitas é o Centro de Custo ou Centro de Lucro ou Centro de Receita.
O orçamento por Centro de Custo será formado por Despesas e Receitas por Período e por Contas Orçamentárias. Ficam armazenados os valores previstos para cada serviço, que pode ser caracterizado por uma ou mais Ordens de Serviço (OS).
À medida que são apropriadas e realizadas as Despesas e Receitas para cada serviço (OS), vão sendo acumulados os valores reais por centro de custo, período e conta orçamentária.
Fica fácil obter um relatório comparativo entre os valores Orçados e Reais.
Como verificar o que está ocorrendo com as Despesas e Receitas ao longo do período?
Para se ter controle do orçamento no período precisa-se controlar por subperíodo.
Se desejar ter o controle por mês e dentro do mês, necessitará lançar todas as despesas e receitas por semana. Assim pode obter o relatório de despesas e receitas orçadas e realizadas no final de cada semana, após todos os lançamentos. Mas para isso deve verificar cada um dos itens abaixo.
• Mão-de-Obra:
Alguns lançamentos são realmente diários e em tempo real, como por exemplo, a apropriação de mão-de-obra e às vezes até apropriações semanais. Quando a apuração de avaliação é semanal deve-se, sempre que possível apropriar diariamente todas as informações.
• Materiais e contratação de serviços de terceiros por Ordens de Compra:
Outros lançamentos, como Compras de Materiais e Serviços, através de Ordens de Compra ou Contratos de Prestação de Serviços com Terceiros, os recebimentos de notas fiscais são mensais e normalmente ocorrem no final do mês ou no início do mês seguinte.
Mas no caso de compra de materiais, os recebimentos poderão acontecer ao longo do mês em outras semanas do mês, dificultando a totalização semanal.
Mas no Software de Gestão de Serviços poderá ter uma opção de avaliação de comprometimento do orçamento de compras, mesmo antes do recebimento da nota fiscal do material ou do serviço a ser comprado por uma Ordem de Compra.
Quando o comprador realizar o Mapa Comparativo de Propostas, indicando o vencedor, poderá determinar a Projeção de Custos daquele item que está sendo comprado no período previsto de recebimento. Assim o Software de Gestão vai comparar para aquele centro de custo e conta orçamentária, período de recebimento, se tem verba orçada suficiente, se o valor compromete o valor orçado, em, por exemplo, 80% do valor orçado mensal ou já compromete 80% do valor orçado anual. Esse é um dos grandes trunfos para controlar compras.
Dessa forma, consegue ter um controle de custo antes da emissão da compra. Depois que emitir a Ordem de Compra não há mais jeito, pois os valores já estarão comprometidos com o fornecedor.
• Contratação de Serviços de Terceiros por preços unitários e medições:
Se o Contrato for de Prestação de Serviços com preços unitários ainda poderá apropriar semanalmente as medições contratuais e obter valores semanais de despesas. Idem para receitas, mesmo sem ter as notas fiscais ainda. Estará realizando controle que poderá ser confirmado no final do mês com todas as medições e notas fiscais emitidas.
• Lançamentos de outras despesas
Devem sempre ser lançadas diariamente, à medida que são recebidas.
• Movimentação de Materiais no Almoxarifado
Devem ser lançadas as apropriações no momento da movimentação dos materiais, assim o controle de estoque está sempre em dia e também os custos apropriados.
Os Relatórios de Controle
1. O principal relatório é o de comparação do custo e receita orçados x realizados. Deve apresentar a comparação do período (mês) e o acumulado (até o mês, inclusive). No final deve apresentar o lucro (Receita – Despesa);
2. Outros relatórios que podem ser emitidos são os gastos totais das OS´s a cada semana. Mas tem que tomar cuidado, pois alguns itens, como foram apresentados anteriormente, ainda podem não ter acontecido no mês.
Os custos e até as receitas fugiram do controle! E agora?
Passos a serem seguidos:
1. Para os serviços de longa duração os custos fugirem do controle na semana é normal. Dificilmente acerta-se até no mês. Mas tem que acertar antes do término do serviço;
2. Não pode deixar escapar o período seguinte. Então deve-se avaliar com cuidado cada item detalhado orçado e qual a maior diferença entre o valor previsto e real, ao nível de subconta orçamentária e até ao detalhe de despesa dentro da subconta;
3. Comece a identificar o que pode ser feito no próximo período para voltar a condição normal e recuperar os valores previstos em relação aos valores reais;
4. Estabeleça Metas e Planos de Ação (PDA´s) para atingir as metas. Utilize formulários padronizados para os PDA´s, constando item a ser desenvolvido, responsável pela Ação, data para iniciar e data para terminar o item. Crie também um campo observação e situação para anotar qualquer informação importante para o item;
5. Rode o PDCA (planejar – P as ações, realizar as ações - D, verificar se estão sendo realizadas - C e agir – A identificando as correções necessárias). Atue imediatamente nas correções. Senão correrá o risco de se afastar do controle de custo e pior das ações para voltar a normalidade;
6. Faça mais avaliações de custos, já que os custos fugiram do planejado. Nesse momento deve reduzir a periodicidade de avaliações, dentro do possível e obter mais relatórios que identifiquem as divergências entre valores orçados e valores reais;
7. Não esqueça de analisar criticamente o que realmente ocorreu (falha), sua causa raiz, conseqüências e ações determinantes para atingir o resultado esperado. Não esqueça que tudo poderá ocorrer novamente e deverá ter histórico do ocorrido para evitar novas falhas. Sem esquecer de anotar esses registros em locais fáceis de consultar e acessar;
8. Por último, comemore e premie a volta do rumo ao normal, com o orçamento controlado.
Outras ferramentas para ajudar no controle de orçamento
1. Deve-se possuir uma Curva S, ou curva de andamento do projeto, serviço, obra ou qualquer item que necessite o controle. Essa curva deve ter no seu eixo de abscissa os períodos de controles (mês é sempre o normal). No eixo das ordenadas o percentual físico de execução de andamento. Existem três tipos de curva.
• A que com 50% do prazo atingem-se 33% da execução total;
• A que com 50% do prazo atingem-se 50% da execução total;
• A que com 50% do prazo atingem-se 67% da execução total.
Tenha anotado sempre os valores na Curva S com dados do cronograma físico. Não esqueça que o andamento físico é o que interfere no cronograma de custos e desembolsos (orçamento);
2. Poderá existir também uma curva S de custos e a de receita, sempre retratando os valores acumulados, como na Curva S de Andamento Físico. A intercessão entre a curva S de Receita com a curva S de despesa é o chamado “break-even point” ou Ponto de Equilíbrio. A partir desse ponto o serviço passa a ser lucrativo, quando a receita acumulada supera a despesa acumulada;
3. Planilha acumulada com andamento gerencial do serviço ou projeto. Essa planilha considera os valores acumulados previstos e reais até o mês de controle e os valores previstos a partir do mês de controle. Assim poderá comparar no final do serviço/projeto se o lucro esperado será atingido. Também deve redefinir os valores previstos, como novo orçamento, para corrigir falhas, eventuais desvios, visando obter o lucro esperado.
Conclusão:
Adotando todas essas sugestões, com certeza terá o controle do seu serviço ou poderá agir antes que o projeto siga aquela velha frase. “A vaca foi pro brejo”.
Se necessitarem alguma ajuda posso esclarecer e enviar alguns exemplos de planilhas de controle, telas do software, relatórios etc.
Envie e-mail para william@sgserv.com.br
William Dantas
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